我们TONDA通达服务加拿大生意10多年来，常常接到一些电话询问小生意如何记账,确实, 对于那些没有生意经验的朋友这是一道不大不小的难题.即使简单到花一块钱买了两张邮票,如果没有遵循一定的记账规矩, 仍然会越记越糊涂. 因此经济学家说”good bookkeeping is good business!” 因为一套好的会计体系是衡量公司管理的一个重要部分.

无论您的生意大小, 最基本的帐目分为五个大类: 收入和费用(revenue & expenses), 现金出入(cash expenditures), 库存(inventory records), 应收账(accounts receivable)和应付账(accounts payable). 在记账之前首先应决定采用是用一般的journal 还是ledger记录, 如果是前者则称为single entry; 后者称为double entry.下面分别介绍各自的用途和记账方法.
1. revenue & expenses:
主要记录生意收入和费用. 将每天的收入按照日期, 销售产品种类, 金额, 和销售的对
象一一记录在相应的栏目里.必要时打印发票并做相应的记录. 在费用类别里按照实际
发生的类型分别归类, 例如租金, 广告费, 电话费和办公室费用等.为了准备GST报表
方便, 应将税前价,GST, PST和总价分开填写.
2. cash expenditures
现金花销有两种方式: 现钞和支票.通常应备有两个账簿, 一个用来记录现钞的流向; 另一个则按照编号记录支票的出处. 例如用现金支付了delivery man则记录在现金簿里, 将客户支付的货款存入银行应记录在支票簿里.
3. inventory records
随时跟踪库存的多少是保证你经营成功的重要保证.如果没有准确的库存记录,会造成商品断档从而造成不必要的损失.库存帐目主要应该记录进货日期,数量,种类,进价和供应商; 此外还因记录该库存的出售日期和销售价格.
4. accounts receivable
小生意经营中发生一些赊账是常有的事, 但如果记录不周和帐单遗失,就会造成坏账从而产生人为亏损.有两种方法可以随时监督欠帐: 可以将invoice复印并存档定期检查并催款; 其次利用电脑制作表格,专门用来记录欠帐人的名单和金额
5. accounts payable
当受到帐单后, 很少有人会选择立即付款, 而是充分利用due date的期限,尽量延迟时间. 对小生意来说,充分利用对方给予的折扣是相当省钱的办法. 例如30天内2%的discount就相当于24%的年回报率,因此不可轻视.记录时注意帐单的日期,付款期限,invoice number和是否支付及支付方式.

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（由TONDA通达加拿大编撰的《轻松小生意》涵盖了如何在加拿大买卖小生意，注册公司，贷款，HST的申报，如何合理避税，及记账报税。还有专门为小生意记帐设计的各种表格。内容实用且简单易操作，欢迎来电查询）